高效商务写作的秘诀是什么？请看这本书
阿忱 开智学堂
作者：阿忱 来源：原创
「你为什么不看我邮件？！」在外企工作多年，这句话已经听得耳朵起茧了。
写了不少邮件，其中包括精心准备的报告和通知，但回应者却寥寥无几。收到的邮件也不少，但大多数只看一眼就被直接删掉了。
困惑之中，我不禁思考：怎样的商务沟通才算合格有效？
偶然间翻到《有效商务写作》这本书，获益良多。
01 被动目标与行动目标
我们常听到一句话「以终为始」，说的就是，做任何事情，都要优先考虑你要取得的终极目标是什么，这样才能确保不偏离航线。
知易行难，恐怕很少有人能敢说自己在每一次沟通之中都明确了自己的目的，并且自己的文字是有助于实现这个目的的。
我们来假想一下：
老板让你操办公司的年中团建，经过精心挑选，你选中了一个地点，并事无巨细地整理好了整体行程，你准备写一封邮件给公司全体员工，这时候，你写作的潜在目标是什么呢？请你花 10 秒钟写一下。
你可能和大部分人一样，会写下类似于 「让所有同事了解行程计划」这样的写作目标。
好的，那让我们再来看另外一个例子：「我希望在本月 15 日之前收到所有人对这次活动安排的邮件回复。」
不知道你是否也感受到两个句子的差异。想要让每个员工都做出回复，就得把具体日期告诉他们，但是仅仅如此还不能促使他们采取行动。
作者将让所有同事了解行程计划这一类的目标称之为 「被动目标」 ，仅仅体现你的意愿。但是我希望在本月 15 日之前收到所有人对这次活动安排的邮件回复这一类，被称之为 「行动目标」，行动目标关注在你希望对方采取什么样的行动。
再来看一个例子。如果你给老板发了一封电子邮件，告诉他决定下周二开会，目标也许就是让他了解目前的工作进展。但「to update」（让他了解）只是一个被动目标。要把它变成一个行动目标，你就要问自己「为什么我在乎他是否了解最新情况呢？」你的答案也许是:
- 我希望老板夸我做的好。
- 我希望老板向我询问会议的进展。
- 我希望老板对我成功地安排了会议表示祝贺。
这些陈述都具有行动导向性：你希望老板做些什么——本例中是「夸奖」，「询问」，或是 「祝贺」。明确自己希望得到的行动反应可以让整个写作过程变得简单。
有时你的行动目标在于避免一些负面后果。在本例中，你对「为什么我在乎老板是否了解最新情况」 的回答可能是:
「我不想等老板来问了才告诉他最新安排，我希望他觉得我对工作驾驭自如。」
这里有一个小技巧，每当你发现自己写出的目标是一个被动目标的时候，可以问自己一句我为什么在乎？(Why should I care?)。这样，你便能快速地找到自己行动目标，更有效地利用文字撬动他人为你的目标服务。
02 提高情感指数
来看两个例子：
- 句子 1：「我们很高兴地宣布，本实验室的新设施将对外开放，随时准备承接各类微生物实验。」
- 句子 2：「现在，您可以更加迅捷地完成微生物实验，并获得更高的实验精确度—-我们的新设施对外开放了，随时准备为您服务。」
不知道你有没有看出这两句话的区别？他们在内容上是一模一样的，但是读者读过之后的反应确是大相径庭。
这就是《有效商务写作》中给我们提供的另一个高级技巧——情感指数。
情感指数高的文稿，将更多的重心放在读者，而非作者自己。
我们可以通过简单地计算文本中主语词的数量，来对比情感指数：你、你们、您等词，每出现一个记 1 分，我、我们等词记 - 1 分。
试着再默读这两个句子，第一句一上来就用了一个老套的开头，把注意力集中在写作者，也就是公司之上——「我们很高兴地宣布」，而改写后的句子一开始就点出了客户可以获得的利益：「您可以更加迅捷地完成微生物实验。」是否感受到了第二句话传递的强大影响力？
增强情感指数的四种方法
1、有意识地活用代词
要表达对读者重视的最简单方法，就是使用「你」和「您」。当聚光灯转向读者的时候，你自然会关注他们所看中的利益，前文所述案例是一个很好的例子。
2、描述共同利益
确保正「情感指数」的另一种方法是提及一些与读者共有的特定利益、活动或者经历。
例如，不要说「本公司很高兴地宣布，XX 平台将在本周三完成升级，届时所有与课程相关的讨论将可更加方便高效。」，而说「同学们，告诉大家一个好消息，本周三我们将完成 XX 平台的升级，届时大家关于课程的讨论将变得更加方便高效」。「同学们」的提法就代表着一种共有利益。
想一想你和读者有什么相同的地方。你们是同一团队或小组的成员吗？你曾同他们一起去用钓鱼吗?他们对电脑升级产品感兴趣吗？不管这些共有的兴趣、活动或者经历是什么，找出一两个写进文章中去，就会增强文章的感染力。
3、直呼其名
引用读者的姓名是提升「情感指数」的一个好方法，一般来说，我们都会在信件的开头用到对方的姓名，例如：王老师、小陈、Dear George，也可以尝试在信件结尾应用，例如：李先生，再次感谢您的帮助。
但是，在书信或其他沟通形式的正文里引用任人名，就要谨慎一些了。在正文中加进人名会使文章显得过于亲昵，甚至有卑躬屈膝之嫌，这是要不得的。这里的关键是要拿捏语气，你可以通过朗读你的文章，就像是在同读者对话，如果读起来比较顺畅，那就八九不离十了。
除了直接引用单个人名之外，还有一种方法，那就是称呼一个种类，比如一个工作头衔，一个身份认同，特别适用于一对多的沟通情境，例如：「工作五年以上的同事们，需要更新一下自己的个人信息表。」
4、使用祈使句
以动词做句子开头，即采用祈使语气的写作技巧可以有力地表达自己的观点，其中暗含的主语是代词「你 」。例如：
- （你）快来参加我们的活动吧。
- 请(你)今天给 XX 打个电话吧。
- 每年核查一下征信状况（对你来说）非常重要。
对读者的暗指是一种灵活，有效的技巧，能帮助你提高「情感指数」。
组合技巧提升「情感指数」
正的「情感指数」能够确保你的写作以读者利益为导向，并对读者给予充分的重视。你可以使用上述提到技巧中的任何一种，也可以混合使用多种技巧。
例如，《有效商务写作》书中提到了这样一个例子：
下面一份备忘录是紧急呼救热线的行政主管玛丽·乔（Mary Jo）发给热线的志愿者的，请注意其中对 4 种技巧的结合使用。玛丽·乔用到了代词， 提及了共同利益，尝试以工作头衔称呼读者，也使用了对读者的暗指。
Dear Volunteers（亲爱的志愿者们）：
It’s easy to skip paperwork. Caring people like you, people who volunteer for work on a hot line, are there to do the work-to provide the kindness callers need. When we ask you to use forms and fill out reports, we know it’s hard for you to muster enthusiasm.
要从文书工作中解脱出来并非难事。富有爱心的你们，志愿参加到热线服务中来，辛勤地工作，为呼救者提供友善的帮助。当然，我们了解，你们使用表格，填写报告的时候，很难提起热情来。
Good news! Volunteers report that the new log sheets are easy to complete. Sure, there are growing pains, and we need to work out a few bugs, but all in all the forms are doing what we need them to do: track calls and provide broad statistical data.
不过有个好消息！志愿者们汇报说新的日志表格很好填。当然，改进过程中存在着不少困难，而我们需要找出其中的不足，但总的来说，这些表格还是如我们所愿地发挥着作用：跟踪电话来源并提供基本的统计数据。
You have been terrific in your openness to change and in your support in helping us achieve this quality objective that has been essential to the program’s success. Any questions? Please call me directly. And again, thank you, thank you.
你们善于面对变化，并为帮助我们达到质量目标提供了鼎力的支持，这对整个项目的成功至关重要。有问题请直接打电话给我。还有，再一次谢谢你们，谢谢你们。
Warmly, Mary Jo（玛丽·乔）
这份备忘录读起来不错吧？清晰，乐观，重视读者。
《有效商务写作》中的技巧不仅适用于商务写作，还能运用到其他类型的文章写作、日常沟通、报告撰写，甚至自我表达中。如果你感兴趣，不妨读一读这本书。■