为什么你的计划会出错？重回正轨的5种方法
Kevin Dickinson 开智学堂
作者：Kevin Dickinson 来源：Big Think，开智学堂编译
以下是我的周一计划：早上六点起床，第一件事就是锻炼。然后帮助我的儿子准备上学。等他出门后，我洗个澡，一边享用早餐和咖啡，一边回复邮件。接下来，我在强制性的团队会议之间写一篇文章。下午留出时间处理电子邮件和研究。下班后，做饭，辅导儿子做作业，也许还能开始看那本我一直想读的小说。
简而言之，我打算完美地完成这一天。我相信你会觉得这个计划听起来很不错。但我也相信你知道实际执行的效果如何。
我起晚了，错过了锻炼。我儿子又忘了做作业，勉强按时上学。我不得不仔细检查文章中的一些事实，几乎没有完成，把我的电子邮件和研究推到了周二。晚餐是从外面买回来的半成品披萨，因为我选择的食谱需要我们家里没有的牛奶。
我的周一已经成为“计划谬误”（planning fallacy）的牺牲品，计划谬误指的是低估完成一项任务或项目所需时间的倾向。而我远非孤例。无论是像日程安排这样简单的事情，还是像数十亿美元的项目这样复杂的事情，个人、团队、企业和整个政府都经常受到这种认知偏差的影响。
为了节省时间、金钱和精力，我们需要认识到为什么会出现计划谬误，以及我们可以做些什么来更好地应对它。
01 计划赶不上变化
心理学家丹尼尔·卡尼曼和阿莫斯·特沃斯基创造了“计划谬误”这个术语，用来描述那些不切实际地接近最佳情况的预测。换句话说，每当我们制定计划时，我们倾向于做出两个假设：第一，我们将完美地执行每一步；第二，外部影响可以忽略不计。
我们没有充分预料到可能出现的种种陷阱、挫折和不幸，即便我们考虑到了，也往往估计不足。
这正是我周一所遇到的情况。我以为自己可以完全掌控一天的时间，而忽视了过去那些晚起、文章拖延和冰箱里没牛奶的经历。我原本打算让周一成为常规的例外，但事实证明，我错了。
应用理性中心的联合创始人 Julia Galef 在一次采访中说：“计划谬误的存在揭示了一个有趣的事实，那就是我们的直觉普遍认为自己不受统计规律的影响。但实际上，无论你正在进行的项目或任务中包含的步骤越多，你就越有可能在其中某个环节遇到障碍，而结果会与预期不同。”
这种复合概率不仅会打乱你的日程或周计划；它们也是许多大型工作或政府项目超出预算和进度的原因。
举一个著名的例子，悉尼歌剧院于 1959 年开工，但施工人员立即遇到了意料之外的问题。比如，他们发现该地的土质并非设计时假设的坚固砂岩，而是松散的冲积层。此外，随着建造工作从蓝图转入现实，屋顶的重量也在不断变化。
歌剧院的第一阶段工程直到 1963 年才完工，而这还只是整个项目原本的预计时间。歌剧院最终于 1973 年 10 月 20 日正式开放，比预期晚了十多年，超支数百万美元。（相比之下，我周一的不顺就显得微不足道了。）
02 如何应对计划谬误
计划谬误是人类认知的一部分，没有人能够完全避免。我们能做到的最好的事情就是采取一些可以作为心理“镇定剂”的做法，用来抑制我们过度乐观的情绪。你会发现，真正的稳定不在于悲观，而在于保持理性。
以下是五种方法，可以帮助你更好地预测计划谬误，并制定更加现实的计划。虽然这些方法主要针对个人日程和项目，但也可以稍作调整，用于帮助团队预测更加现实的计划。
1. 寻求”外部视角”
“外部视角”也被称为“参考类预测”（reference-class forecasting），它不是为当前的任务或项目制定计划，而是考虑过去类似项目的进展情况，并使用这些数据创建一个基准比率。然后，你可以使用该基准比率来制定更加现实的计划。
卡尼曼指出，如果你采取这种方法，你的预测将比采取“内部视角”时要准确得多。所谓“内部视角”，就是只考虑你自己的情况，而忽略他人的经验。
在卡尼曼的著作《思考，快与慢》中，他分享了一个外部视角实际运作的轶事。在他职业生涯的某个阶段，他领导了一个团队，负责创建一个关于判断和决策的课程以及相应的教科书。他的团队估计，该项目需要一年半到三年的时间才能完成。
出于好奇，卡尼曼询问团队的课程专家，他们的估计是否与其他团队的经验相符。事实并非如此。根据这位专家的说法，他所知的没有任何团队能在不到七年的时间内完成类似的项目。大多数团队需要长达 10 年的时间,而且还没有考虑到 40% 的失败率。
尽管如此，卡尼曼和他的团队还是决定尝试。他们遇到了许多未曾预料到的”未知的未知” （unknown unknowns），比如团队成员离婚、生病，以及官僚主义的拖延等等。该项目最终在八年后完成。值得注意的是，这个时间表远远超出了他们的内部视角，但却在外部视角设定的区间内。
卡尼曼在谈到这次经历时写道：“外部视角的论点应该基于一般性原则：如果参考类选择得当，外部视角将给出项目大致规模的指示。正如我们的案例所示，它可能表明内部视角的预测甚至都没有接近实际情况。”
2. 为你的任务设置时间盒
一旦你对项目有了一个基本的时间估计——即使是非正式的——你就可以创建一个时间盒日历。也就是说，在你的日历上设置具体的时间段来处理这个项目。当把这些时间加在一起时，应该与你之前从宏观角度估计的项目总时间相匹配。
关于时间盒，有一点需要特别注意：不要把你的时间盒看作是一种强制性的约束。意料之外和分散注意力的事情仍然可能（并且将会）发生。
正如《Indistractable》一书的作者 Nir Eyal 指出的那样，时间盒应该是一个迭代优化的过程。他建议你要像科学家而不是军官那样对待自己的计划和日程安排。与其严格要求自己必须完成特定的任务，不如在过程中不断实验和学习，调整时间盒的安排。
“时间盒并不意味着你必须严格执行计划中的每一件事，”Eyal 在一次采访中说。“然而，通过创建时间盒日历，你可以审视它，然后说’啊哈，日历上安排的事情都是我应该专注去做的。任何原计划之外的事情，都可以视为是一种干扰。’”
好处是，你对具体任务使用时间盒的次数越多，积累的数据就越丰富。这些数据可以告诉你，平均来说完成某些任务需要多长时间。利用这些信息，你可以建立一套个人的任务基准，用来预估未来类似任务可能的耗时。
我认为通过更好的生活规划，你可以避免在超负荷工作时感到焦虑和抓狂。– Roger Martin
3. 为时间盒预留缓冲时间
即使你已经从整体角度估计了时间，并且使用了时间盒技巧，为了以防万一，你还是应该额外预留一些缓冲时间。这种做法被称为“时间缓冲”或“日程填充”，如果与前面提到的整体时间估计相结合，会非常有用。
举个例子，假设你预计一个会议会持续 30 分钟。与其在日历上只划分 30 分钟的时间盒，不如预留 45 分钟或者一个小时。如果会议超时了，你就有富余的时间作为后备。如果会议在预计的 30 分钟内结束，你就获得了额外的空闲时间，可以用来休息和恢复精力。你可以去散散步，回复一些邮件，或者也许可以打开一本小说看几页。这段时间现在是属于你自己支配的。
领导力方面的专家 Dan Pontefract 建议在任务优先级排序、外包自己没时间或能力完成的任务时，使用时间缓冲的方法。同时他强调，最重要的是要学会在合适的时机说“不”。
“这是你自己的时间，一定要把主动权掌握在自己手里！”他在一次访谈中这样说道。
4. 提前规划多个项目
当然，现实中的项目并不会像流水线上的部件一样按照重要性依次出现。项目的进展往往受到生活和工作需求的影响而起起伏伏。有时，这些需求寥寥无几，相隔甚远；而有时，它们又会同时扑面而来，让人应接不暇。
因此，罗特曼管理学院前院长 Roger Martin 建议大家不要只局限于单个任务的计划，还应该提前对更大的项目进行整体规划。
如果你发现有多个项目同时进入关键阶段，那么问题交叉影响、叠加恶化的可能性就会呈指数级增长。通过事先预判，你就可以根据项目的重要性和紧迫程度来确定优先级，将不太紧急的项目适当推迟。
“我认为提前规划还有一个好处，就是可以帮你更好地平衡工作和生活，”Martin 在一次采访中说。“你可以更从容地安排生活，而不是在繁忙到难以置信的时候惊慌失措。到时你可以说，’我之前在削峰填谷方面做得不够，没能把任务分散开来。这次我吸取了教训，下次我可以应对得更好。’”
5. 学会自我宽慰
当然，无论是单个任务还是复杂项目，你都不可能预见到所有的意外和陷阱。计划赶不上变化，这是常态。即便是创造了“计划谬误”这个概念的卡尼曼也难逃此劫，更不用说其他人了。
但是，不要因为计划不够完美就灰心丧气，也不要花太多时间自责效率不高。你只是对计划有了不切实际的期望，需要正视这一点，在未来做计划时多加审慎。
这就是我们每个人的星期一和悉尼歌剧院的共同之处。虽然你下一个星期一取得的成就可能无法与这座联合国教科文组织世界遗产相提并论，但这并不意味着你在那一天完成的事情——无论是计划内的还是计划外的——就不能成为你迈向伟大的基石。■