如何应对工作中的过载问题？麦肯锡董事的7个技巧
卡洛琳·韦布 开智学堂
作者：卡洛琳·韦布 来源：《七堂思维成长课》
如果你需要处理的事务实在太多，无法通过事先制订计划脱身，那么我想传你几招，帮你重新发现禅定般的掌控感。
01 克服「蔡格尼克效应」，把记忆外包
由于我们大脑的工作内存很小，即使是很微小的分心之事，也会让大脑难以集中注意力。想着没完成的任务和顾虑可以说是很严重的分心，特别是你还念念不忘的话。
佛罗里达州立大学心理学家 E. J. 马西凯博（E. J. Masicampo）和罗伊·鲍迈斯特（Roy Baumeister）发现，人们如果知道还有另一项任务要完成，他们解字谜和做逻辑题的表现会下降。这种现象还有个专有名词：「蔡格尼克效应」（Zeigarnik effect），该效应以发现它的俄罗斯心理学家的名字命名。
克服「蔡格尼克效应」的关键是，把你的一些基本记忆任务外包给大脑以外的记录装置，腾出空间用于真正的思考：
养成把顾虑和正在进行的想法清除出大脑的习惯，把它们写到「纸」上，不论是真正的纸还是电子文档。这样一来，你的大脑就不用耗费精力去记住它们了。
之后你还是要考虑如何处理你写下的这些内容，但只要不浪费精力试图把所有事情在大脑里整理清楚，你就会发现工作起来容易多了。
02 遇到瓶颈，只需一个问题
有个现在不再更新的推特账户，在前些年，它以「11 个单词说工作效率」为标签，贴了一句类似三行俳句诗的话：「一次一件事，最重要的放首位，现在开始。」（One thing at a time. Most important thing first. Start now.）
这条推特不是行为科学家所写，但考虑到这句话如此贴切地道出了关于大脑深思熟虑系统特别容易过载的研究成果，有可能就是出自行为科学家之口。
但什么是最重要的事？如果你今天只能做一件事，你会做什么？
看看你的待办事项清单，尝试问问如下可以理清思绪的问题：
- 眼下真正最重要的是什么（重新检视你一天的意图可能有所帮助）？
- 如果没有别的事，今天必须要做什么？
- 想象下班的时候，你会因为做了什么事而感到特别欣慰或如释重负？
03 先迈出低成本的第一步
现在你很清楚什么是最重要的。但如果那项任务错综复杂、让人却步，你还是会感觉深陷泥沼。所以你下一个要问的简单问题是：
为了推进事情进展，你能采取的最小的第一步是什么？
这个看似简单的问题能安抚你的大脑，主要有以下几个原因：
首先，它让你摆脱对挑战严峻程度的担忧，让你觉得你能做到。你的大脑会期待成功后的奖励，这有助于你摆脱防守模式，进入发现模式。
而且，「最小一步」的问题也会减轻你大脑的负担，主要通过把大脑的精力从它认为困难的事情（构想一个充满未知的将来）转到它认为容易的事情上（考虑马上要采取的措施）。
04 「比较优势」原则
有时，尽管你明确了最重要的事情和首要步骤，但仍然要应付在有限的时间里怎么也完不成的工作。
针对这个问题，我们需要求助于一个古老的经济学概念，即比较优势，这个概念最早是由大卫·李嘉图（David Ricardo）于 1817 年提出的。
在工作过载时，这条比较优势的逻辑对我们理清各项工作的轻重缓急特别有帮助。我们经常被拽进按理说本该派给别人做的事情中。
我们宽慰自己说，别人不如自己有经验或懂得多，或者我们自己做得更快一些。但这么想会令你付出巨大的代价。
不愿意把任务委派给适当的人，我们就无法在只有我们能做的重要的或棘手的事情上取得进展。
那么看看你今天的工作，问自己：
- 哪些任务是真正只有你能做的？
- 哪些任务别人做得也不错（即使做得不如你好）？
05 积极地拒绝
我们谈到了每天的工作时间有限，所以你不可能所有事情都做。每次你对一个请求说「是」，实际上就在对其他事情说「不」。所以你的肯定回答一定要针对重要的、缺你不行的事情。
但要集中时间和精力办事的一个普遍障碍是，我们都不想拒绝向我们提要求的那个人，婉拒也很难说出口。
这就是「积极地拒绝」这个办法的用武之地了。这一招最早由哈佛大学谈判研究项目联合创始人威廉·尤里（William Ury）提出，它特别符合我们提到的神经科学里的发现——防守之轴理论。
现在想想，我们一般是如何优雅地拒绝一个请求的。我们首先说「真的很抱歉，我没办法出席会议/接手项目/完成你交代的画自画像这件事……」。
听起来很礼貌，但若以发出消极信号的「真的很抱歉」开头，哪怕你满腔好意，还是会让对方高度戒备。
他们的大脑马上就进入了防守模式：「你要退出！出现威胁！」在这种模式下，不像处于最佳状态时那样，人们没有精力来大方豁达地思考问题。
你可能还在期待对方能理解和支持你要处理的要紧事，但人们一旦处于防守模式，你就很难获得理解。
为了更多地与处于发现模式的人交流，提高成功拒绝的概率，你应该以积极而不是消极的信号开头，比如：
1）热情开场。首先认可并且赞许对方的请求。
2） 你的「是」。然后，不要以「真的很抱歉……」开场，兴高采烈地突出你正在忙的积极的要紧事，解释为什么这件事有意思、很重要或者对你意义重大。最好找一个能和你的谈话对象产生共鸣的理由。
3）你的「不」。解释清楚情况，表达遗憾之意，意思就是你无法答应他们的请求。
4）温情结尾。也许你可以在不影响自己完成真正优先事项的前提下，给个建议或提供帮助，比如引荐能帮上忙的人。最不济也可以热情祝愿对方项目成功。这是一句很重要的结束语，而我们通常都光顾着不好意思拒绝别人，而忘了说这一句。
06 设定边界，对自己负责
有时候你会感觉其他人的要求从四面八方向你袭来。克里斯汀在职业生涯早期就经常碰到这样的情况。
她是一位思维敏锐的人力资源总监，任职于一家全球性制药公司，有 4 个孩子，通勤时间长，工作又很繁忙。随着家庭成员不断增多，她一开始也感到保持工作和生活的平衡特别费力。
于是，克里斯汀决定把掌控权握在自己手里。
「我在笔记本上写下我设定的边界：‘我不接受 8 点前开会。我 6 点后不会加班。中午 12 点到 13 点我要坐在桌子前，我要吃午饭。我到家就处理家事，工作时就工作。」这个清单很短。
「即使这么做对职业生涯不利，也不管了，我想。我不能再这么继续下去了。讽刺的是，我执行了那个边界清单后，事业反而青云直上。」
她想，为什么会如此呢？「因为那么做让我更沉着高效。另外，我当时不是高管，但我想这么做，说明我有能力担当高管，因为我知道如何管理自己。」
克里斯汀采取的一个做法就是，直接说明她什么时候有空，什么时候没有空，不会临时变动。
「我使用非常清楚的语句，比如：‘我上午 10 点必须结束’。我这么说就够了。」她不自缚手脚，试图解释为什么她要准点离开会场。「而且无论如何，我到点就走。」
这种毫不含糊地厘清边界的方法非常有用，因为人的大脑会把模棱两可和不确定性视为威胁。与之相对，清晰明了的信息具有出乎意料的镇定作用，即使这些信息并不完全尽如人意。
「我下定决心不能每天都对别人生气，」克里斯汀补充道，「我必须清楚我能做什么、不能做什么，并且我要愿意表达出来，然后说到做到。」
07 让日常小事自动化
不论利害关系是大是小，决策过程总是让大脑的深思熟虑系统备感疲倦。
你在不知不觉中，会把相当一部分的脑力浪费在日常微不足道的决定上：吃什么，穿什么，什么时候锻炼，什么时候睡觉，要不要接电话，要优先处理这项任务还是那项任务等。
因此有个观点是，我们可以把一天中那些不太重要的日常决定「自动化」，设置简单明了、不需要思考的规则。这样能为更重要的思考腾出脑力空间。
这就是为何世界上很多领导人都会把选择衣着装束的时间缩到最短。某次采访中巴拉克·奥巴马（Barack Obama）总统曾解释说：「我只穿灰色或蓝色西装。我不想在吃和穿上做选择。你要把决策的精力集中，要养成良好的日常习惯。」
所以如果你觉得筋疲力尽，或者这段时间工作压力巨大，就问自己：
- 你能确定每天都在同样的时间或以同样的方式做同一件事吗？
- 为了节省确定如何处理日常琐事的时间，你能给自己制定一条简单的处理规则吗？
比如，我以前看到未知号码的来电都会考虑要不要接。我要花 3 秒钟想到底接不接，这几秒钟通常就会无可挽回地把我的注意力从手头的工作上分散。但这些电话内容绝大部分都是垃圾信息，真正要找你的人一般都会留语音信息，决定是否接电话完全就是浪费时间。
所以我给自己制定了一条自动化规则：「认不出的号码就绝对不接。」结果就是，我在这场对抗中取得了小小的但很有用的胜利，充分利用了一天中的每分每秒。■
文章摘自：卡洛琳·韦布（Caroline Webb）《七堂思维成长课：精英群体的行为习惯》，中信出版集团出版。本文有删减。