阳志平：专业主义，从备忘录开始
阳志平 开智学堂
“ 备忘录，可以很快看出一个人的职业素养。如何写出一份清晰易懂的备忘录，体现你良好的职业素养，获得协作者的认同呢？阅读下文，开智阳志平老师为你示例讲解~
作者丨阳志平
本文转载自微信公众号「心智工具箱」已获原作者授权
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备忘录示例
我带新人，在第一周到第四周以内，会让该同事连续写 1 到 10 份备忘录。很快可以看出对方的职业素养。职业素养好的同事，写的备忘录清晰易懂；职业素养不好的同事，要么忘记写备忘录，要么写的备忘录不忍卒读。
我们先看两份差的备忘录。第一份是在团队中短暂实习过的某位新手写的。这是她发给我与合作方的邮件，如下:
那么，她在这份 Word 文档中是如何写的呢？我们截取前半部分：
这份备忘录有什么问题？第一，把备忘录当合同；第二，发给对方的备忘录使用 Word 格式而非 PDF 格式；第三，添加了备忘录附件，但没有在邮件正文中加以说明；第四，还有一个大问题是对敏感内容「钱数」没有做铺垫说明。
这是一份典型的新手备忘录。不仅格式问题诸多，还没有促进商业目标达成。时隔 1 周后，这位新手才将备忘录发给合作方。时隔 2 周后，合作方仍然不同意这个 2 万元的会议款项。导致我不得不在大会即将开始之前，从开智社群众筹 2 万元。
再看另一份新手备忘录。这是四年前，某新同事入职不久，跟我参加会议回来后写的备忘录。为了说明问题，我将该备忘录去掉隐私信息，全文摘录如下：
这份备忘录比第一份好很多了。但依然有诸多问题： 1）角色不清晰。读者不清楚哪些是阳志平老师发言，哪些是会议嘉宾发言； 2）缺乏信息的背景资料，比如我提及的各项幸福相关的研究； 3）重要信息表达模糊，如快递图书； 4）没有清晰地记录与会嘉宾的观点； 5）仍然没有看到下一步行动指南以及涉及的相关人事。
我们再看看该备忘录修改后的呈现方式。这是我发给时老师的邮件：
修改后的备忘录全文如下，我将修改之处刻意标红，以供读者参考：
看了两份比较差的新手备忘录。我们再看一份写得好的备忘录。
我们再来看另一份写得好的备忘录。
这份备忘录是我的现任助手入职不久后写的，遵循了安人心智内部的备忘录框架。
好的备忘录，坏的备忘录
好了，我们看了两份不够好的备忘录；也看了两份好的备忘录。那么，好的备忘录是什么？好的备忘录：
1）是与同事、第三方沟通的记录，以备事后复盘； 2）是对未来即将开展的工作的提前预判与整体统筹； 3）是对相关同事的提醒； 4）是用逻辑说服对方。
坏的备忘录则是：
1）Word 形式写的合同； 2）感想与心得记录； 3）单方记录自己方的感受，忘记记录参会嘉宾、与会者等。
简而言之，好的备忘录是帮助我们与同事、第三方建立共识。坏的备忘录更多沉醉在己方世界中，谈感想，同时对敏感问题没有铺垫，没有考虑到看备忘录的人的身份。
怎样写出好的备忘录？
那么，怎么写出好的备忘录？我示范的第二份好的备忘录的信息结构其实非常清晰了。总的来说，一份好的备忘录由以下部分构成：
- 标题
- 摘要
- 信息点
- 行动点
- 疑问点
我们可以用英文来描述好的备忘录的信息结构。Title、Abstract、Info、Action、Question。我将其命名为备忘录的「TAI-AQ」结构。团队内部开玩笑，称之为「太阿 Q」结构。有的可以省略，有的可以展开，但大体而言，一份好的备忘录均会包括上述结构的多数要素。
标题
先看一下标题。标题最重要的写法是，要描述清晰，是团队内部会议还是团队外部会议；是例行的周会/月会/季会，还是非常规的讨论会？是事先准备的会议还是临时召开的会议？下面是好的标题示例，也包括了备忘录的常见类别。
第一种，团队内部的例行会议。
- 季度会议备忘录示范：20151208第二季度爱贝睿团队总结会
- 周会备忘录示范：20160111周会备忘-视频内容合作安排-年会发言安排
上述标题，简单地说明了会议要点。对于常规会议的备忘，一般是时间在前，按照时间排序容易看懂，也能形成累积效应。
第二种，团队内部的非常规会议。
标题建议写法如下：时间+要点。
例如，命名为：20151026某某某品牌架构思路
第三种，与团队外的合作伙伴的正式会议。
标题建议写法如下，时间+合作方品牌简称+要点
例如，命名为：20151220与社群妈妈见面讨论线下幼儿园开设
第四种，与团队外的合作伙伴的非正式会议。
标题建议写法如下，时间+对方名称+要点。
例如，命名为：20150913与某某某老师会谈要点记录
上述四种会囊括多数备忘录情景。
摘要
接下来，我们说摘要。示范一个摘要格式如下：
这是一个典型的摘要格式。我写这个备忘录是给新同事的沟通纪要，可以帮她快速融入团队。一般来说，摘要包括：
- 人：有哪些人参加了？
- 地点：这个会在哪举办的？
- 摘要：接下来的备忘录，你的二级标题与要呈现的信息要点有哪些？
信息点
再接着说说主体。信息点：这个备忘录的文档更新了什么信息；新增了什么信息？信息点，是写备忘录的关键中的关键。
一般来说，利益冲突较小的备忘录，比如双方都谈完钱了或者这个备忘录没怎么谈钱，那么，写成诸葛亮风格即可，平铺直叙——「臣本布衣，没功劳也有苦劳」。
这种平铺直叙，按照事物发展的时间先后次序来写即可。在每一段，都分别讲清楚相关的人/地点/行动原因。
但是，对于利益冲突极大的备忘录。比如，你要说服对方给你掏千万风险投资。你跟风险投资机构刚刚聊完，然后给对方发个备忘录过去。你再这种诸葛亮写法，是跟自己过不去。
那么，此时信息点的写法，要采取情感指数高、说服力强的写法。推荐倒金字塔结构写法——先写出目标：
双方达成共识，某某某公司需要筹集资金数千万。
然后再基于这个事实，去证明为什么某某某公司可以拿到这么多资金。在说服对方的时候，有三个关键技巧。
第一，情感指数。
试看情感指数坏的例子：
我们很高兴的宣布，本实验室的新设施将对外开放，随时准备承接各类脑科学实验。
文中的「我们」、「本实验室的新设施将对外开放」都不是站在读者角度，因此，此句情感指数等于负二。为了提高情感指数，需要修改为：
你将有机会使用某某实验室，来做你的脑科学实验。
第二，FURY 原则。
F：熟悉；U：唯一；R: 语义充分；Y：你。
试看一个不好的例子。
右边的标度盘是用来控制水温的。
符合 FURY 原则的写法则是：
右边的标度盘控制水温。
第三，导语原则。
为了说服对方成功。正文开头需要导语。比如第一篇坏的备忘录正文没有任何导语，对方领导并不清楚掏那 2 万的意义何在，最终双方沟通失败。
那么，如何写好导语？也有三个小原则，正是认知写作学课上讲过的。
第一个导语原则是最先提及对方原则。我们先看一个坏的写法。
我很高兴地宣布，去年的营业额好过预期。
再看一个好的写法：
非常感谢安人心智各位同事付出的努力，去年的营业额好于预期。
第二个导语原则是时间敏感原则。在每一句、每一段，尽量先写时间词汇。如：现在、今天、最后期限是、1 个小时以内、明天见面之前、下周例会。
第三个导语原则是共同利益原则。多强调双方的共同利益。比如之前举例的第二篇坏的备忘录，多强调了安人心智一方，没有强调安人心智给对方带来的共同利益是什么。
行动点
行动点非常好写。不要将行动点放在备忘录的正文中，更不要混入到信息点中。应放到文章末尾。每一条行动点尽量只涉及一个人、一件事情。这样更清晰。同时在行动点中指明相关提供支持的人、交付时间。
疑问点
疑问点是与会者没有达成共识的地方、有待确认的地方。一个常常出现的错误是，开会讨论的时候有一些数据不够确定，但事后写备忘录核实了，应该写到「信息点」里面去，而不是写到「疑问点」。
「疑问点」不是拿来写举手之劳就核实清晰的数据，而是写一些有待决策、有待商量的事情。
小结
好的备忘录读起来赏心悦目；好的备忘录更容易获得协作者的认同。专业主义，从入职时写好每一份备忘录开始。■