学了那么多时间管理方法，为什么对你就是没用？

尹昕航开智学堂

“ 你是否每天都很忙碌？学习了各种时间管理方法，使用了多款时间管理软件，可还是有很多事情没能做好？为什么会这样？又应该怎么做呢？开智校友尹昕航，为你揭示常见时间管理方法的误区，告诉你如何从个人管理的视角下谈时间管理，提高效率。一起来看吧~

作者丨尹昕航

本文转载自微信公众号「核试验基地」已获原作者授权

开智学堂（http://www.OpenMindClub.com）

时间管理，人人必学，市场火爆。随便上哪儿一搜，到处都是夸张的课程和工具，好像买了用了你就成功了。

我认为这里面有很严重的问题，时间利用高效，不代表你在实现你的目标；各种工具大行其道，但却鲜有抓住实现目标核心的工具。

你的误解

Elisabeth Hendrickson 在《待办清单的‘暴政’」》中谈到：

我经常感觉自己必须完成我待办清单上的所有事情，这让我挣扎，但是这又不可能完成。更糟糕的是，我有时候感觉自己需要先完成待办清单上某件费力的事情，再做某件更有意思的事情。有些待办清单上麻烦的工作可能相比有趣的事情来说不那么重要，但是它们在我的待办清单上了，所以我觉得必须要完成。结果是麻烦的和有趣的我都没完成，这让我很麻木。

是不是很像你？很多人对时间管理都有误解，就是以为自己做了多少事，时间管理就多么有效了。待办清单的问题在哪儿呢？没有明确价值观的待办清单是事务的垃圾场。

你不可能把事项收集起来，然后放在一个角落，随便拿起点什么就开始做，你得分清楚先后。很多人低估了这一步的重要性，大部分人根本没有事件优先级的原则，而是根据习惯来分先后。但是我们做事情应该既清楚「是什么」，也知道是「为什么我要去做」。

第二，分配事项这件小事，容易犯的错误比你想象的还要多，正如 Linda Hill 和 Kent Lineback 在《更好的时间管理不是答案》中所说：「现实是，管理本身非常脆弱，它很容易改变」。事件并不按我们的计划来，这就导致我们常常需要将目标重新分出主次。

认识到管理的复杂，有助于阻止我们想要去管理一切的欲望，未来是复杂的，大部分计划终究被放弃，因此，我们只有一些计划是可以坚持到底的。从时间上讲，每个人的思想都会有变化，太长远的计划可能会报废。

正本清源

摘自维基百科对时间管理的定义：

它是一种管理，它的目标是，在有限的时间内让所有活动的利益最大化，因为时间本身无法控制，所以只能控制活动。（It is a meta-activity with the goal to maximize the overall benefit of a set of other activities within the boundary condition of a limited amount of time, as time itself cannot be managed because it is fixed.）

就是说，时间管理是在有限时间内最大化其效益的活动，这就是时间管理之道。

传统上，我们把近期要做的事项列出来，然后把这些事项一个一个的安到近期的时间中，但我的观点是用分配时间取代分配事项，这个观点来自于阳志平老师。为什么？

有一个很奇妙的点，GTD 全称 Getting Things Done，将其称为「things」，可如果我们真的认为所作所为是「一件事」，那么它就往往不重要，benefit 和 things 这些隐喻，会阻碍我们把时间管理得更好。

从事项来考虑计划只会陷入利益得失，但时间才是最重要的成本。事项包含一套流程，上下有分类，这些无穷无尽且易变，但时间可以把事项打包，不易变。

与其规划好时间管理中的易变量——事项，不如确定时间管理中的难变量——时间分配。对我们来说，这要求我们终止对成就感的痴迷，用分配时间这个方法来抵御这个世界对我们越来越多的要求。

我建议你做一个月的具体计划，只规划一天的时间是目光狭隘的行为。著名心理学家罗伊·鲍迈斯特在他的《意志力》中讲到了一个有趣的实验，那些规划一个月事项的学生比只规划一天事项的学生成就更多。

至于有更长远的计划，就相对模糊一些。有些时间管理工具居然要人做一年内的具体计划，我怀疑根本没有多少人坚持下来。

另一方面，计划必须是一项尊重动机的行动，对于音乐，我很有热情，那么做五年，十年，二十年的模糊计划，我很愿意。

但是很多计划并没有热情支撑，相关危险变量也很多，这样的计划肯定容易夭折。所以，计划本身不是万能的必胜策略，世界这么大，根本计划不到的危险常常发生，这是真正刺激和危险的。

在此，我更推荐久经科学界考验和承认的执行意图（implementation intention），相关知识有阳志平、高地清风等人作文，写得很好，在此不班门弄斧。

图片来源：Pixabay

不要被烂工具耽误时间

阳志平曾说过：

GTD 适用于职业经理人和循规蹈矩的事务型工作者，不适用常常需要面向未来与拥抱不确定的人。

一个事项有很多变量，何时开始（when），准备怎么做（how），在哪里（where）。市面上很多工具做得不够优秀，规划的功能就是确定一个时间点，其他的信息只能写在备注里，对于 how 的解决，则用大任务里面切分成子任务的形式解决。

我的反驳是，确定时间点只不过是确定何时去做的一种方式而已，还有很多情况下，一件事的开始时间需要伴随着另一件事的结束，这种情况下规划时间点没有任何意义。

另外，大任务里面切分成小任务的这种树状结构，只适用于实际和传统工作，而创造性工作的工作流是网状的，切分成小任务是在制造麻烦。

第三点批评是，清单式的信息结构是低可读性的文本，给别人阅读和换个时间阅读都交流不便，比如：

写文章
明天上午 9：00
- 阅读资料
- 写读书卡片
- 尝试拼接，写新的卡片
- 组合成文
- 修改
- 发表

写起来很麻烦，要读懂更麻烦。放弃使用类似 Getting Things Done 这样的工具很久之后，有一天我重新打开它，发现自己根本读不懂当时写的事项，最后统统删除，如今我会在备忘录里将其写成：

「明天上午吃完早饭到图书馆就开始写文章，我先阅读资料，写几张卡片，接着尝试拼接，把新的卡片组合成文，最后修改并发表。」

是不是可读性强多了？

一切为价值观服务

各种时间管理方法最大的问题在于对效益（benefit）是什么有一套自己的主张，最流行的偏见是，所有要做的都是「任务」，如果你想利益最大化，那么你就完成尽可能多的任务。

但是人类不是任务机器和电脑处理器，自由艺术的心灵可不会相信这一套。真正重要的不是你做了多少，而是你做了多少你真正想做的。一件事的组成形态包含何时去做，如何进行，何时结束。每个人都是高度个性化的，这些程序需要自我设计，自我创造，个人才能尽可能的去享受他自己。

美国管理畅销书作者史蒂芬·柯维（Stephen Covey）在《高效能人士的七个习惯》中提到：

如果你需要解决一些个人领导方面的问题，通常都要先自问一些人生最本质的问题。

不对事情作出一番认真的价值观取舍，人们很可能把时间花在毫无价值的事情上，而如果你让你的待办清单上充满这些事情，你得到的是负担而不是解放。

史蒂芬·柯维还提出了最有影响力的紧迫-重要的二分法来管理事项。柯维认为：角色是价值观的载体，事务重要性由价值观决定；紧迫是外部要求。

但他的语言非常繁琐，「重要」和「紧急」这两个词在他的论述中起到了关键作用，但是含义仍然难以理解，举的例子都是从一个经理的角度出发，难以让非商业的读者联系实际。

图片来源：维基百科

这个理论讨论了时间应该利用的方向，对于柯维来说，我们应该尽量把时间花在第二空间，不紧急但重要的事项上，才能最大化利用我们的时间。

我的批评在于，重要和紧急其实是柯维自己的价值观，价值观还有很多其他的选择，一个文人可能会选择「灵感喷涌」和「快乐」，一个工人可能会选择「快乐」和「老板要求」，有些人甚至会觉得什么都不重要，选择什么都可以，因此生活只不过只有紧急和不紧急。

时间管理是个人管理的子集

时间管理的概念在上个世纪非常流行。但是在近十年的《哈佛商业评论》上，各大作者普遍对时间管理表示质疑。这是十篇在此杂志上的文章标题：

图片来源：截图

大家的共识是什么呢？那就是跳出时间的范畴来谈管理，这是必然的，因为时间管理只是个人管理中的一部分，个人管理不够有效，时间管理得再好，也只是「无效努力」。

在我的定义里，个人管理是对个人一切活动的控制，它包括精力（energy），注意力（attention），习惯（habits）等。

有一件趣事，2007年有一篇著名文章叫《管理你的精力而不是时间》，2019年一个叫 Maura Thomas 的作家在网页上这样宣传她的新书：「时间管理已死！注意力管理才是你所需要的。」

为什么大家逐渐反思时间管理？为什么大家都呼吁转移对时间管理的注意力？因为不从个人管理的视角来谈时间管理，注定低效，这也正是史蒂芬·柯维的观点。■

References：

[1] 《更好的时间管理不是答案》 https://hbr.org/2011/03/better-time-management-is-not [2] 心智工具箱（4）：执行意图 https://www.yangzhiping.com/psy/implementation-intentions.html [3] 执行意图计划法是万能的吗？ *http://www.zhantuo.com/archives/675094