全员宅家办公第二周，与你聊聊开智的远程协作
原创 一休 开智学堂
“ 开智全员宅家办公第二周了，效果还不错，工作运转顺畅，此外还组织了一场公开课，一次资源交流沙龙。在此与你分享一点我们的做法，希望对你有用~
作者丨一休
本文为开智学堂原创作品
开智学堂（http://www.OpenMindClub.com）
协作规范
如果不是放松约束，你都不知道自己能有多懒。在家办公，相比于办公室会有很多便利，但缺乏约束，很多不够自律的人，往往在这时候就成为猪队友，拉低整个团队的工作效率。所以，即使在家办公，也要有一个协作规范：
1、快速进入工作状态
远程办公，最难的是启动一天的工作。只要早上找了借口拖延偷懒，那么，一天就一定会找出无数借口来偷懒，且一定会蔓延 2 天、3 天甚至一周。
所以，如何快速启动自己一天的工作是重点。这是与写字楼上班最不一样的地方。写字楼上班，路上的时间，其实帮你启动大脑，逐步进入工作状态了。那么，在家办公，应该怎么做？
按照平时的工作时间起床洗漱，穿着稍微正式些，线上打卡，比如开智就是用企业微信打卡。
另外，最好确定一个固定的办公地点，若时而在客厅，时而在厨房，时而在卧室，你可能会觉得这样很自由，状态很好，但是，每一次环境的变化，大脑都需要一点时间来重新启动以进入状态，很难专注。
2、预留整块工作时间
远程办公优点很多，容易产生心流，容易节省出更多时间，容易更有创意。前提是你不断在创作，以及，不能时常被打扰。所以，要提前与家人、孩子沟通清楚，给自己留出大块工作时间。比如，可以这么安排：
1）早上 9 点到 10 点用于内部开会、启动状态。 2）10 点到 12 点用于创作、写文档、思考、整理。 3）下午 2 点到下午 6 点，以与第三方联系为主。
当然，可以根据自己的实际情况进行调整。同时，你也可以通过锁门、戴耳机，为自己制造一个隔离环境，避免自己频繁离开工作岗位。
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3、明确响应和反馈时间
相比线下办公，远程办公的一个明显缺点就是，对信息的响应会延迟，所以，对事情的沟通时间会延长，反馈时间的不确定也容易增加焦虑。
解决方法是，所有成员要明确响应的时间。
比如，阿里巴巴远程协作就有这样的要求：「每天两次打卡，增加每天晨会和日报，工作时间要求 10 分钟内必须响应钉钉，其他时间必须 30 分钟响应。」
当然，也不要矫枉过正，响应时间并非越快越好，而是根据实际工作预留缓冲时间，否则时刻关注信息，也容易增加焦虑，消耗认知资源。
另一个解决方法就是，少用文字。
文字会格外浪费时间，一般来说，文字沟通是电话沟通、视频沟通的三倍甚至十倍以上的沟通时间。绝大多数时候，远程办公，电话沟通三分钟说清楚的事情，如果用微信、企业微信，一定会变成一个 30 分钟的事情。所以，如果条件许可，建议以视频电话会议、一对一电话为主。
比如，开智就提倡多使用企业微信自带的群直播、腾讯会议这几个功能。使用也很简单，群直播在你加入的任何一个群，直接发起即可。腾讯会议在应用，找到会议，预约一个会议，加入对方即可。无论是群直播还是腾讯会议，都支持分享给第三方，也支持微信群。
此外，对项目的反馈，周期也要快一些，如果以前你的团队是以月为单位反馈的，远程办公时可以改为以天、周为单位反馈，项目周期也尽可能缩短。
4、明确工作目标与任务
远程协作沟通、监管的缺陷，可能会让团队成员对目标与任务认识模糊。所以，要提高协作效率，需要负责人能统筹安排，各成员在任务分配、接收上，有清晰认识。
明确工作任务，需要：1）任务描述清晰；2）明确起始时间；3）明确负责人及成员；4）明确要达成的结果。
你可以每天组织视频早会，团队成员在会上确定自己一天的工作重点。但需要注意会议时间不要过长，最好控制在 40 分钟内，会议时间过长，大家的注意力容易分散，效率也会降低。你可能会说，40 分钟真的无法完全解决问题达成共识啊，那么建议你另行约定时间，针对具体问题再做讨论。
对个人来说，务必给自己定目标，明确近期的工作重点、应该完成的目标。远程办公有时可能会让你没有存在感，仿佛被团队遗忘、忽略了，要调整好心态，主动沟通反馈。
另外，借助工具进行任务管理也很重要，比如开智就利用 TAPD 对所有工作任务跟进，每个成员会随时将自己的任务进度、计划记录其中。
这也是远程协同文化很不一样的地方。因为面对面沟通，一些任务快速处理了就处理了，但远程工作，大家都是异步。所以务必记录下你收到的工作任务，一旦完成，或者因为某种原因，该任务被废弃，也要记得更新进展。
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5、 借助榜样力量
一个团队中，总有一些同事会更适合远程办公，比如开智团队，这样的同事往往带有这些气质：1）自律，时间观念很强；2）有多家公司职务磨炼的经历；3）有一项略与工作相关的爱好。
上一周的远程办公，我们就邀请了 2 位远程办公经验足、绩效好的同事做了分享，讲远程办公的小技巧、踩过坑、工具的应用等。如果你的公司缺乏远程办公经验，没有这样的榜样，可以从其它公司邀请合适的人来分享。
再与你分享开智一个比较好的做法，每隔一个季度或半年，我们会邀请远程办公的同事来京，集体办公两周到六周不等。除了可以快速培训技能，还能具身感受公司文化，增强信任。当然，短期内无法实现，日后可参考。
信息与信任
信息
如果你是在团队负责运营，是否曾碰到这样的问题：一个活动海报正准备发出，突然发现有点小问题，这时已是晚上，设计师早已下班，你给他打电话，却没有接听，该怎么办？
这就引入了一个信息流通的问题。以上案例，理想的解决方案是，组织设计时，你是否考虑了信息流通的走向。
比如，团队中的所有文档，是否有一个固定存放的地方。并且所有的设计源文件，是否相关负责人都是实时同步在上面？如果在组织设计伊始，考虑到这些细节，碰到以上问题，下载设计师的源文件，自己修改即可。
这时你可能会说，组织的设计不是我能决定的，或者不能短时间搞定，那么，想一想，一般企业内部的信息流通，处理流程是怎么样的？比如：
1、企业微信、视频会议、电话沟通、面对面沟通，与第三方沟通，讨论清楚很多需求；
2、重要会议写个备忘录，存在 TAPD 中的文档模块；不重要的会议，直接跳过这个环节。
3、无论是重要还是不重要的会议，都会讨论出很多工作任务，写在你所在的项目看板中。如果是跨项目的，或者难以厘清归属哪个项目的，另创看板。
细节方面，可以这么做：
1、把文件/资料存放在云盘，方便团队成员查找、调用；
2、不用本地文档，改用在线编辑的工具，方便团队成员一起查看、编辑；
3、重要会议或沟通写备忘录，确保信息对称，方便追溯。
信任
信任的打造，需要形成好的企业文化。
好的企业文化与坏的企业文化有什么差别呢？看下图：
首先你要找对人，人不对，文化就不对；文化不对，事就不会对。找什么样的人？开智招募人才，最看重：内在动机 + 基础技能 + 价值观。具体可以看阳志平：安人元范这篇文章。
你可能会说，无论什么时候，企业都想找这类人，但是，远程协作，简直只能找这类人，否则你团队的工作效率会被生生拉低好几档。就像 Amazon 的 Bezos 说的，「我宁愿面 50 个人一个人都招不到，我也不愿意降低我的面试标准」。
说到这里，你可能会说，以上打造信任的方法需要一个长期的过程，也不容易实现，解决不了近忧，那么，短期来看，你可以这么做：
1、露脸沟通。
比如开智第一天上班，全体员工开视频会议，只有寥寥几个人开了视频，会后阳老板立刻规定，以后视频会议，所有人必须开视频，要看到脸。为什么？听到声音，信息就被传递了呀。
其实这也是打造信任的一种方法。打开视频，看到大家的脸庞，你的神经会模拟现场的场景，感受对方的存在，你会觉得，非常时期，你不是孤军奋战，而是与团队并肩作战。
此外，众目睽睽，你必须专注在会议上，也不大好意思开小差是吧。如果你是会议主持人，也不会讲着讲着对方毫无动静，要么怀疑自己只是对着空气说话，要么怀疑自己网络设备出了问题。
2、信息透明，对结果负责。
如果你的团队之前没有尝试过远程工作，那么，员工与管理者之间就很容易产生不信任感，员工怀疑领导总是挖空心思监督自己；领导也会怀疑员工无时无刻不想偷懒。
解决方法，可以像前面时候说的，借助如 TAPD 这类工具，实现任务公开、信息透明。
作为员工，你做好本日、本周的任务，记录好进度、完成度，并及时汇报；作为领导，你只需关心员工当日、当周任务完成度，而无需了解他每一刻的动态。
使用 TAPD 记录时，建议你将任务尽量拆细一些，文字写少一些。一个看板中的一条任务，只写一件事。什么叫做一件事？符合 5w1h 原则的，谁、在什么地方，与谁，用什么方式，完成什么结果。
这里还想说一点，有些公司可能会要求员工每天写日报，但开智并不提倡这种做法。写日报这种东西，不太人性。它也是一个容易混乱公司信息流的东西，不建议维护。日报的颗粒度太大了，可以改用颗粒度更小的：「看板」中的「每周工作计划看板」来维护。每天将自己完成的核心工作任务，做好记录即可。
不过，我们还是有同事会写，总而言之，大的方向不提倡，具体地，看需要。
如果你在开智工作或实习过，那么，对「对结果负责」这句话一定不会陌生。目标导向、结果导向，摒弃形式主义，这会促使你学着调动一切资源，关注任务的结果，不会仅仅用「我尽力了」来敷衍。对管理者来说，结果 OK，又何需执着员工的每一个过程。
关于信息与信任的问题，建议你看这篇文章：阳志平：创业者的压力测试
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工具
1、企业微信
企业微信是开智团队长期使用的协作工具，强大之处在于，它是综合协作工具，集成了多个功能，并且能将功能打通，形成完整工作流。现在企业微信还开启了微信用户的互通能力，企业微信成员，也可以跟微信用户拉群沟通。
企业微信基于微信的通信能力，整合了企业内部通讯录和工作台。针对办公场景，企业微信提供免费的基础应用，包括：公告、打卡、审批、汇报、日程，还有微文档、微盘（可替代亿方云之类的云盘）等协作工具。
2、TAPD 腾讯敏捷协作平台
开智使用 TAPD 进行任务管理、目标管理。它是腾讯敏捷协作平台，帮助团队实现一站式远程研发协作。即使团队成员分布多地，只需要通过企业微信/PC 浏览器/移动端 H5，随时随地开启高效协作。
TAPD 支持敏捷需求规划、迭代计划跟踪、工作任务分配、缺陷跟踪管理等。此外，大家还可以利用 TAPD 思维导图、在线文档等模块，进行头脑风暴，沉淀研发过程中的各类文档、文件。
3、语雀
语雀是开智的长文档管理工具。它孵化自蚂蚁金服，是一个专业的云端知识库。你可以在语雀上进行个人创作和知识管理，同时它也适用于企业和组织机构构建专属知识库，沉淀企业知识资产，比如：
- 项目文档编写
- 团队事务管理、知识沉淀
- 企业规章制度、流程
- 产品说明书
- 人事管理的流程
- ……
4、腾讯文档
如果说语雀是开智的内部协同工具，那么腾讯文档则是我们与第三方共享协作的文档工具。
腾讯文档是一款远程办公必备的多人在线协作文档，能实时保存在云端。它不但打通微信、QQ 和 PC 等多个平台的编辑和分享能力，还拥有多人协作、自由设定查看和编辑权限、Word 和 PPT 远程演示等强大功能。
5、ZOOM 云视频会议
ZOOM 也是开智长期使用的一款会议工具，不管是内部会议，还是课程、沙龙直播分享，都是使用它。ZOOM 适合多人使用参与，支持共享屏幕，方便讲解；也可以在会议中进行文字讨论、数据共享和远程协作；还能让系统进行录音录像，方便整理回顾。
使用 ZOOM 也很方便，不管是电脑、手机，还是平板，都可以快速接入参加会议，所以，在很多场景下都适用。
以上，是给你远程办公的一些意见参考。也想说，适应远程办公后，你会发现多了无数的自由。但这个自由的前提是，你很自律，从不拖同事后腿，对得起同事的信任，主动在找事情做，让自己忙起来。
最后，祝你在非常时期，逢山开路，遇河搭桥，柳暗花明，豁然开朗。■