卡片助力输入输出，工具我选 WorkFlowy
闪闪
内容 WorkFlowy 是一款优雅的创作工具，以简洁优越的树型结构，获得无数创造者青睐。如何利用 WorkFlowy 输出？如何利用 WorkFlowy 管理日程？WorkFlowy 有哪些使用鲜为人知的技巧？跟着闪闪一起学一手吧。
到今年，我用 WorkFlowy 已满四年。
2014 年春节由朋友推荐，我头次接触这款工具，从无所适从，到逐渐上手，再到欲罢不能每日必用，如今大有王子猷看竹「何可一日无此君」之想。它似男友，不对，胜似男友——观察我输入，知悉我输出，且配合默契。男友换了又换，四年来它却一直在。
期间经历学业+实习+志愿工作多管齐下、完成头疼的毕业设计、加入高认知负荷的创业公司，每个阶段难点不同，但 WorkFlowy 一直配合到位，助我过关斩将。我越发好奇，到底为什么，这个小工具可以叫我一直需要它？
直到阳志平先生在一次答疑时提出：
知识创造，可以分成三个层级：卡片、文件到项目这三个层级。
知识创造各层级的区别
卡片层级对输出来说有多重要？将作家理解为建筑师，你就明白——每次盖房子，比起从水泥等粗活干起，直接用预制材料来搭房子会更快更稳。普通人每次写作在干粗活，超一流作家如纳博科夫、钱钟书等，则是拼接卡片。
拨云见日，我如梦初醒：文件、项目层级的输出一直相对顺利，原来在我多先输出卡片。
今天，我想和你分享的，便是 WorkFlowy 作为卡片层级的工具，如何更优雅地助力输入输出。
这四年，不少朋友在我的影响下开始使用 WorkFlowy ，我司 90% 以上同事也在用。但常出现这种情况：听完推荐大家纷纷注册 WorkFlowy ，刚开始都说好，但没多久就混乱不堪，不知如何处理自己记录的那么多内容，然后就不了了之，较少像我一直舒爽。我想这其中一定有一些特别的地方可以和你分享。
按照惯例，工具的基本功能我不赘述，毕竟一组「command + ？」快捷键就能知晓，网上也有海量攻略。今天主要交流的，是我一些特别用法，是这四年来不停尝试和迭代，越用越顺手的心得。谢谢这些技巧，令我可以从容应对认知负荷巨大的日常工作生活。
卡片工具怎么选
卡片虽叫卡片，形式并非必须方片。卡片层级，异在内容碎片，重在方便整合以输出文件层级甚至更高层级作品。如何选择卡片工具，我有以下偏好：
其一，为输出而设计，而非存储。啥叫为存储而设？看某某笔记就知道了：可以方便地接收来自各渠道的信息，存起来，久而久之，难逃储物间命运，越发臃肿杂乱。为输出而设，则不仅能友好创作，还需叫人没企图导入文章或文件。
其二，可全文检索。好不容易输出了这么多内容，不能全文检索轻松调取，再见。
其三，方便移动、组合和导出。写卡片写卡片，目的自在输出更高层级的作品，需易整合才宜创造。如果卡片不便导出，难以畅快接入创造文件、项目层级作品的环境，这不是舍本逐末么？
最后，能跨平台保存。个人设备越来越多，若不能跨平台使用，实难趁手。
以上，可用工具不少，比如看板工具 Trello 、协作工具 Spark 等。但个人偏爱 WorkFlowy，无它，缘分而已。
WorkFlowy 助力输入输出
如果你还没用过 WorkFlowy ，可以先去 https://workflowy.com/demo/embed/ 体验 3 分钟。
WorkFlowy 功能简介
初见 WorkFlowy ，有人以为这是思维导图软件，有人当作 TODO List，你呢？
不管怎样，WorkFlowy 基础功能虽简，却不失为可供性（Affordance）极强的容器，应用场景无数。一如宜人的公园从不划死园区功用，只恰到好处地布上设施，却叫附近居民都能找到乐意停留的角落。
WorkFlowy 的用户故事
这些功能，如果你使用得当，甚至不会再想它增加什么。这不是玩笑，比如我，四年来从不用插件，也没想过需要它增加什么。刚还特意翻了它的 Feature Announcement ，2014 年 8 月后四年没更新，估计也与想不出必须新增什么有关……
基础功能了解完毕，用也。四年摸索，这几点给我助益颇大——
根据输入输出，划分使用区域
要想 WorkFlowy 用得顺手，最好划分使用区域，按你日常输入输出场景，留出经常停留的工作区，和其它区域。
比如我，日常一般如此输入输出：头天晚上或当天早晨列出今日待办，按处理顺序排序，做完后标注自己所用工时和成果链接；第二天整理成日报更新到团队自省界面；周末根据日报输出周报，汇总自己这一周的进展，分析时间分配是否符合所任角色期待；日常难免有一些临时接到的任务，或忽然想起的事情，不时记录一些讨论内容或阅读笔记，还经常有一些议题/项目需要思考梳理和输出。
这样一分析，于我，工作区最舒服的尺度，是以周为单位。便在 WorkFlowy 里创造单位节点，并逐步摸索出工作用的每周 WorkFlowy 模板 ：结合周报所需内容，创建每周模板，以便随时积累记录，也便安排日程及检视。一些固定发生的日程，比如周一早上的管理组会、周二的团队周会，也直接放到模板里，提醒自己，也省去重复创建的麻烦。
我的每周工作梳理模板
日常临时接到或忽然想起，但又难以立马想到安排在哪天，或实在太零碎不适合写进日报的事情，我则会及时记录在碎片清单的节点下；早晨规划日程或临时空闲，便会查看碎片清单，处理划掉一些事项。
那些需要记录的讨论内容，需要思考梳理和输出议题或项目，则在当周次级节点下任意发挥。比如管理组会这个节点下，我一般记录想讨论的议题和纪要。
此外，当周需记录的讨论，要思考梳理和输出议题或项目，我也随时记录在当周单位节点下，如果下周还会用到，则会把要用的内容挪到下一周的节点下；如果节点内容已输出为某个文档或文件，我则会把相应链接备注在节点下；如果某个内容要持续积累调用，我便把这个节点的内容拖动/复制到 工作台之外，持续积累。
内容如此繁多，我一般按 周-月-年 来安排处理工作区，以便管理：
那些可持续积累调用的内容，则移到工作区之外。比如：
你也许会喊，一个层级下节点如此多，怎么记得过来！于我，这不是我的工作台，很少长久于此停留，且可检索关键词，就算早超人类大脑最舒适的 4*5 层级，节点再多也无妨。
至于工作以外的内容，我也按自己的兴趣和输入输出的需求，随心创建节点积累卡片：
当然这些也都是随心调整，没有绝对标准，只求想输出时能快速找到合适位置写下，想调用时能即时调取。
善用拖动，积累、整合碎片想法
工作生活免不了各种信息涌入，不少人有类似烦恼：要记个什么东西时，就打开一个文档或在某某笔记里新建一个页面，过段时间，即使有主题相近的内容，也重复上述动作。久而久之，文档越来越多，不仅重复，更悲催的是，大部分并不能马上使用（交付目标用户），且无心整理。
有此困扰，多因把卡片和文件层级的输出混同处理。
需知道，我们要用的，是文件层级的输出——交流协作多基于文件层级，绩效评定也多基于文件以上层级。只要这些层级的产出不乱、鲜有难产，信息再多，你也不会闹心。更何况（团队协作中）多次主题讨论后，呈现每次纪要不是目的也不重要，重要的是形成可用的行动方案、可交付用户的成果。
但一上来就做文件层级的输出，很难 —— 超一流作家如纳博科夫，也用卡片来助产。
而 WorkFlowy 就如一张空白画布，你可以任意创建节点，想到就写下，拖动、缩进、整合，随心定义、组合卡片，还呈现为最符合人脑认知特点的树形结构：
我提过多次的 MIT 认知科学家 Joshua B. Tenenbaum 发表在 PNAS 的论文（ The discovery of structural form ）中，比较了抽象知识的不同表征结构……最终还是意识到，人类的最佳知识结构是树形结构。只有树形结构，才是最符合人类认知特点的一种结构，从树的上一层到下一层，是具备唯一通道，便于大脑将知识从记忆底层快速提取出来，符合人类大脑是个认知吝啬鬼的特点；树又是兼具横向扩展与纵向扩展能力的最优雅的结构。 —— Zotero（2）：作为知识管理工具的 Zotero - 阳志平的网志
善用标签，提取局部关系
WorkFlowy 可以全文检索，检索关键词时可以把当前路径下关键词条目筛选出来，这不特别，所有检索功能都这样。但搭配树形结构，便能挖掘不少新玩法。
我常把常用关键词设定成标签，借助标签提取局部和整体的关系。举个例子：课程组委会每周多个角色协作，每个角色需要了解自己当周什么时候需要做什么，但并非每个角色都需关注所有本周所有角色的安排，那如何从整体快速剥离每个角色所需事务？ WorkFlowy 帮了大忙：设定涉及角色为标签，只要一点击，便可看到这个角色每周所需要跟进事务：
还可把筛选出的内容直接 export ，便可理出每个角色的检查清单：
再看一例：每周事务繁多，我想了解自己当周在各类事务上所花时间，以判断过去一周的时间分配是否符合角色定位。有 WorkFlowy ，这事很简单——之前提到，我每天都在 WorkFlowy 中记录工作日志，在日志里加上事务类别标签及所用工时；到周末复盘，点击各标签就可统计各类事务所用时间，相加还可知晓当周自己不是迷迷糊糊、有产出的时长。比如：
不过，若非有类似上述的特定目的，我几乎不用标签，一直没有用标签的习惯。且标签是云状结构，不符合人脑工作特点。详见 MIT 认知科学家 Joshua B. Tenenbaum 这篇被引用 330 次的论文 The discovery of structural form ，或阳志平先生在 Zotero（2）：作为知识管理工具的 Zotero - 阳志平的网志 的解读：
Tag 系统与树形结构相反，它实质上是非常违背人们学习与记忆提取的规律的。尤其当 Tag 更多是 Tag，而不是树形结构的时候。它是个云形结构，会随着时间变迁而动荡。记忆恰巧需要的不是这类时间动荡。
请别这么玩 WorkFlowy
用网页版而不是 App
不时遇到一些朋友用 WorkFlowy 网页版，网络不稳定、加载慢，扭头就跟我说，你推荐那玩意儿不好使啊……
呃。PC 请使用 WorkFlowy desktop App 。你遇到的那些问题是网页应用常有之痛，明知山有虎偏向虎山行，我也爱莫能助。
经常点进、退出节点
不少朋友用 WorkFlowy 时，常进入某个节点，以便保持界面清爽。这就不可避免退出节点再进入另一节点，而这其实特别占用工作记忆（working memory）——你得不停思考自己要找的东西在哪个层级，进入不对还得退出来重新再来，不出五回，就把自己弄晕，尤其节点较深、需要切换的节点较多时。
所以我一般保持全局视图。要看某个节点时展开就好，毕竟视窗就那么点，也看不到太多干扰，还方便上下滚动屏幕，查看或拖动节点。
如果的确有几个层级较深且常需切换的节点，我会 star 这些节点，然后利用 WorkFlowy switch between pages 的快捷键 CMD+; 切换： do
期望过奢，用于文件层级
时有朋友吐槽，WorkFlowy 这玩意儿写文章体验很糟糕啊，写一段一段的文字时体验很差。甚至国内有团队，改造 WorkFlowy 增加写文章、插图等功能开发了一款应用。
对此我只能笑笑，莫能强求。回到文初，输出可分成卡片、文件、项目三个层级，各层级有各自特点，也有各自匹配的工具，何必用卡片工具输出完整文章？
我一般只把 WorkFlowy 用于卡片层级，善用拖动和缩进，随时积累碎片想法；文件层级的输出，则转移到适合文件创作的界面。比如文章，会在 WorkFlowy 中梳理基本思路，export 到 MarkDown 编辑器中继续编辑，再通过 GitHub 保存或发布，比如本文，亦是如此 ，当然，过程会随时翻看 已有相关卡片 。
项目层级亦有章法，对应工具和工作流，咱们下次再聊。
小结
工具是辅助，输出作品才是目的。路漫漫其修远，愿你我都能找到各情境泰然处之之势。 ■